Essay集:AccessClub


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6.レポート印刷の設定

2000/6/18
「レポートでページ設定をしても、規定値に戻ってしまう事があります。

例えばB4横で出したいのに、規定値のA4縦で半分に切れて2枚になってしまう等。何度設定しなおしても戻ってしまうので困っています。」との問い合わせをいただき、アチキも頷くしかありません。

アクセスを使いこなし始めると、この"ページ設定"の問題が必ずと言っていいほどに頭をもたげてきます。
自分のパソコンではまだしも、他のパソコンを使うと決まって狂います。いや、言い過ぎでした。「そのような時もあります」ですね。

あれは、アクセスを使い出して半年位経った時です。

社内閲覧リストをエクセルからアクセスに移行中の時期でした。今はA版が全盛で対応もし易いのですが、あの時分はA版、B版が混在していて、そらもう4種類程の用紙が所狭しとプリントアウトされていました。
会社はA版推進で号令を掛けていましたので、新規レポートはA版で作成するんですが、過去から存在しているリストはB版で、しかもデータが一杯詰まっているためA版に移行するのがかなり困難なものがありまして(今もあるんですよ、これが…)、しかもこのアクセスファイルをLANで社内に流通させろと言うじゃないですか。

そこで私なりに知恵を絞りました。それを今からお話しましょうか。

@レポートをやめちゃう方法です。レポートがあるから問題が起こるんですよ。ね?だったらやめましょう、と言うことで、レポートの代わりにフォームで表示させます。ペーパーの欲しい方には、ショートカットメニューを独自に作成して、マウスの右クリックで「印刷」をさせます。そうです、フォームを印刷させるんです。この「印刷」は当然「印刷ダイアログ」を表示させます。そうすれば、用紙サイズ、方向、部数が思いのままですね。

A「マイコンピュータ」に「プリンター」があります。その「プリンター」の中に通常使うプリンターのプロパティをクリックして”用紙サイズ”をA版、B版と決めてしまいます。(決めても変動する場合がありますが…)

そして、上記@を組み合わせます。レポートをデザインモードを開き、「ページ設定」で希望値に設定しますね。これは最初に作成した時はいいんですが、途中で変更する場合、つまり「ページ設定」だけ変える場合は正しく保存されません。ここで”保存”という言葉を使うのが正しいかどうか分かりません(アクセスにはレポートごとに印刷設定値を保存する機能が備わっていません)が、保存できるとします…。

変更を保存するか否かのメッセージが表示されない筈です。この場合は、レポートの縦横の幅を変更してやるとメッセージが表示され、ページ設定も保存されます。

ある時までは…。いつか分かりませんが。これらを解決するのは印刷時には、「印刷ダイアログ」を常に表示させることです。サンプル「参考ファイル99 印刷前に印刷ダイアログボックスを開く」があります。一度ご覧下さい。
また、VBAでの印刷設定もある程度は可能なので、こちらも参考ファイル58「VBAによる印刷設定の方法」を収載しています。


格言 :  基本的に印刷設定は保存が難しい
格言 :  最後はVBA利用しか手がない…?


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