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永年勤続管理ソフト--10_帳票レポートの作成_ウィザード


さあ、いよいよレポートの作成に入りましょう。Access初心者の方は、このレポートが特に弱いんですよね。実感として、なかなかつかみ難いものです。止むを得ないですが…。こ の講座をお読みの方だけでも、苦手感を吹き飛ばしましょう 。

 レポートの種類

レポートには、大きく分けて「単票式」と「帳票式」があります。

 単票式レポート

単票式とは、テーブルやクエリの1レコードごとにレポートを独立させる方式をいいます。一般的に、この意味で用います。データ量が多くて、2ページ以降にわたる場合がありますが、これは問題にしません。

 帳票式レポート

帳票式(別名:表形式)は、1レコードの印字が終われば、次々と次レコードを下部に印字させる方法です。

この講座では、帳票式のレポートのみ作成します。単票式は、また別のところで勉強して下さいね。

 レポートの作成-帳票式

レポート新規作成ウィザードを用いて作成します。手順は以下のとおりです。

  1. データベースウィンドウを表示させます。
  2. レポートの新規レポート作成ウィンザードを立ち上げます。
  3. 下記のダイアログが表示されます。

  1. 「オートレポート:表形式」を選択すると、帳票式のレポートがいとも簡単に作成できます。
  2. この場合は、必ずレコードソースを指定して下さい。サンプルではtbl_kinzokuテーブルです。出来上がりは、下記のようになります。

今回の永年勤続管理ソフトの作成では、帳票式のレポートを2種類作成する予定です。

  1. 当年度の対象者を対象年別レポート
  2. 5年毎の対象者のレポート

以上の構成を考えます。

1.当年度の対象者を対象年別のレポート

まず、1.の 当年度の対象者を対象年別にレポート から取り掛かりましょうか。

  1. 今、作成し終わったレポート(レポート名をrpt_kinzokuとします)をデザインビューで開きます。
  2. すると下記のような構成であることがわかりますね。

  1. 「レポートヘッダー」にレポートのタイトルがあります。
  2. 「ページヘッダー」に各データの標題があります。この標題は、"ラベル"に記載されています。
  3. 「詳細」部分には、レコードごとにデータが入ります。このデータは、"テキスト"で表示されます。
  4. 「ページフッター」は、現在時刻が表示されています。これも"テキスト"で表示されます。
  5. 「レポートフッター」は隠れていますが、罫線と対象者数の合計を記載されています。
レポートは難しい?

レポートがなかなか理解しにくいのは、この小さいデザインビューから数ページにも及ぶレポートが印刷される不思議さ でしょうね。この問題は、何回も取り組みを行い慣れることが一番の近道です。

 レポートヘッダーとフッター

ここでヘッダーとフッターについて簡単にお話します。

  • レポートヘッダーは、レポートが印刷又は表示されたとき、最初のページだけに表示されるものです。
    ※レポートヘッダーの高さをレポート高まで拡大した場合は、最初のページはレポートヘッダーのみになり、データは2ページ目から表示されます。
  • ページヘッダー及びページフッターは、最初のページから最後のページまで全てのページにわたって表示されるものです。
  • レポートフッターは、最後のページのみ表示されるものです。
    ※レポートフッターの高さをレポート高まで拡大した場合は、最後のページはレポートヘッダーのみになり、データは2ページ目から表示されます。

全てのヘッダーとフッターを備えたレポートを想定した場合、そのレポートが1ページだけであれば、その1ページ内に全てのヘッダーとフッターが表示されることになります。

Office製品には、例えばWordにもこのヘッダーとフッターがあるように、本文の上下に装飾的に表示されるものと解釈できるでしょう。

そして、Access独自の機能としては、他のOffice製品と比べ、ヘッダーとフッターにVBAイベントを配置できることです。込み入った仕上げを望む場合、この機能は大層重宝します。
#この講座では利用しませんが…。

フォームをウィザードで作成してから、テキストボックスの配置や文字配置など、独自のカスタマイズを行ないました。

このレポートも然りですが、このレポートの狙いは、5年毎の永年勤続対象者のリストアップです。このためにレポート一覧を作成するんですから ね…。
よって、カスタマイズは、凡そのレポートレイアウトを決めてから行ないます。この点がフォームと大きく異なるところです。

紙面の都合で、このレイアウト作成は次回でご紹介しましょう。では、今回はこの辺で失礼しますね。

 

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