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永年勤続管理ソフト--03_テーブルの作成



今回の「永年勤続管理ソフト」の骨子は大別すると下記のようなものです。

  1. 5年毎の表彰対象者データを社員情報から抽出する。
  2. 対象者をレポートでプリントアウトする
  3. 基本情報については、エクセル等の他ソフトにある社員情報の一部をこのソフトにインポートするか、必要情報をテーブルに書き込んでいくかの何れかですね。

では、一番最初に行う作業である「テーブル」の作成に進みます。

ここでは、"データ型"というものが出てきますが、一長一短で覚えられません。詳しくは、Accessヘルプをご覧ください。また、当サイトでもデータ型を解説していますので、ここをクリックしてください。

 tbl_basicテーブルの作成

これは社員情報データを格納します。下記のような構成にしています。最小限のデータ量ですね。

なお、新規にテーブルを作成する場合は、データベースウィンドで「新規作成」をクリックします。次に、「デザインビュー」をクリックしますと、真っ白いテーブルビューが現われますので、 下記のように「フィールド名」と「データ型」等を記述して下さい。

また、このテーブルに既存のソフトからデータをインポートすることもできます。

使い方は、「ファイルメニュー」の「外部データの取り込み」から「インポート」をクリックします。後は、Accessに用意されたウィザードに従うだけでインポートが完了します。便利ですね。※この機能を用いる前に、インポート元データをこのテーブルデータ形式に加工する必要があります。

「社員ID」フィールドは、数値型 にしています。 その中でも 整数型 を選択しています。オートナンバー型にしないの?とのお声があがりそうですが、テーブルには必ずしも オートナンバー型のフィールドを設ける必要はありません。

しかし、「CCアルバム管理ソフト」のように"メインテーブルとサブテーブル"を連携させるようなシステム構成である場合は 、必ず必要です。が、今回の場合は「社員ID」フィールドに重複"なし"を設定し、主キィーを設定すれば事足ります。当然、値要求は"はい"ですよ。

■「社員名」フィールドは テキスト型にしています。

このテキスト型は最大 半角で255文字まで 格納できますが、名前には20文字程度で充分です。よってフィールドサイズは20にしています。このように、むやみに最大数のフィールド枠を確保するのではなく、最小枠を設けるように心掛ける必要があります。値要求は「はい」ですよ。

■「性別」フィールドは、テキスト型にしています。

フィールドサイズは4です。このフィールドには男女の性別データが入るわけです。
なお、男は1、女は2 と数値で表したい場合は、数値型にして下さい。そしてバイト型を選択します。必ず日本語でデータを持つ必要もありませんしね…。値要求は「はい」ですよ。

■「入社日」フィールドは 日付/時刻型にします。

よく初心者の方が、日付データをテキスト型で管理している場合があります。その形式も、例えば「19780110」(1978/01/10)という具合です。今回は必ず yyyy/mm/dd 形式でデータを持ちましょう。月数や年数を差し引きする場合には、必ずデータ形式を日付/時刻型にして下さい。こちらも、 値要求は「はい」です。

tbl_kankyoテーブルの作成

このテーブルは絶対必要ではありません。このように言いますと、不思議がる人が多いです、「テーブルなのに作らなくてもいいんですか?」と…。この意味は、 「あれば便利だし、なくても支障はない」という意味です。

 一時的なデータ確保

テーブルデータは、データを消去しなければほぼ半永久的にデータ保持ができます。

フォームからデータ入力を行った場合、テーブルにそのデータを格納しない限り、そのフォーム(VBA利用の場合はファイルの場合あり)を閉じますと、データは消えてなくなります。

次にフォーム(ファイル)を開けば、先程確かにあったデータが消えていますね。このために、一時的にテーブルフィールドにデータを入れておく方法があります。

例えば、フォーム上のテキストボックスに"抽出条件"を入力して、クエリからデータを抽出する場合、その入力した抽出条件をテーブルデータとして持っていなければ、次回 、そのフォームを開いたときには消えていますから、前回の抽出はどのようなものなのか、把握でき なくなります。「なくてもいいんだ」と仰る方は、このテーブルは敢えて必要ない、ということなんです。

今回のケースで言いますと、

永年勤続表彰に該当する社員を抽出する場合、その対象期間を下記テーブルデータに一時的に保管しておくだけです。視覚効果がありますね。無ければ、再度希望のデータを抽出するだけですが…。

 tbl_kinzokuテーブルの作成

このテーブルは、永年勤続表彰に該当した社員データだけを格納するために利用します。

一番最初に作成した「tbl_basic」のデータを基にした「追加クエリ」を作成し、抽出条件を用いて該当社員のデータを追加していきます。「tbl_basic」テーブルとほぼ同じようなテーブル構成になっているでしょう?

 インディックス設定

テーブルの作成にあたっては、インディックスも重要です。

テーブルデータを検索するようにシステム構成を組む場合は、スピードアップに威力を発揮します。しかし、皆さんが日常でお使いの場合は、その効果を体験できないでしょうね。まぁ、インディックスを設定するのは、この理由なんだと知って おくだけでもいいです。なお、このインデックス設定は、後からでもできますので、ゆったりと構えましょう。

今回のテーブルはこれだけです。では、またお会いしましょう。

 

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