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テーブルの作成_基礎講座:Mail管理ソフト07



さて、いよいよソフトの作成に入っていきますが、前もって、テーブルについて基礎知識を持っていただく必要がありますので、一般的な話をしてから実際のソフトに進む段取りで行います。

テーブル作成で躓く

ソフトを作成する際に、一番最初に行うことはテーブルの作成です。が、しかし、よく質問を受けます。それは何かといいますと、

「どのようなテーブルを作成し、どのフィールドを加えていったらいいか、分からない?」

と、いうものです。

う〜ん、そうですね。
Accessを立ち上げ新規作成から真っ白いデータベースウィンドウが目の前に現れ、何に手をつけていいか考えさせられます。

システム構成を考えてから・・・

この場合は、システム構成を先ず考えましょう。今回の場合で云いますと、一般の方々からメールアドレスをいただきます。すると、基本テーブルには、

  1. 「メールアドレス」フィールド

が必要となります。

また、多数の方からメールアドレスを収集する場合は、レコード毎のしおりが必要なので重複しない

  1. 「ID」フィールド

を作成する必要があります。つまり、下記のようなテーブル内容になりますね。

フィールド名 データ型 働き
ID オートナンバー型 レコードごとの識別ナンバーを自動採番する
メールアドレス テキスト型 メールアドレスを格納する

 

次に、誰のメールアドレスか判別するためには、

  1. 「氏名」フィールド

が必要です。

生年月日や性別、住所もデータベースに加えるならば、それぞれ

  1. 「生年月日」フィールド
  2. 「性別」フィールド
  3. 「住所」フィールド

を作成していきます。

このように どのデータを保存する必要があるのか を早めに決定することです。当然、ソフトの作成が進むにつれて増減することは避けられないですが、その時はその時…。

テーブルデザインビュー

では、先程のテーブルをデザインビューで見ると、以下のようになります。

フィールド名 データ型 働き
ID オートナンバー型 レコードごとの識別ナンバーを自動採番する
氏名 テキスト型 メールアドレスの所持者
メールアドレス テキスト型 メールアドレスを格納する
生年月日 日付/時刻型 生年月日をyyyy/mm/dd形式で表す
性別 テキスト型 性別を「男性」「女性」で格納する
住所 テキスト型 都道府県から開始し、数字は全て半角とする

作成時の留意点

  1. 出来上がったテーブルを保存し、適当な名前を決めて下さい。

  2. しかし、統一性を持つ名前にすると何かと便利です。
    例えば、「tbl_basic」や「tbl_mailtable」など接頭語として tbl_ をつけるような形です。
    ここでは、「tbl_basic」とでもしておきましょう。

  3. 作成が終わって初めてテーブルを開くと、Excelみたいに空白のセルが現れます。
    ExcelからAccessに進んできたユーザーは、ここで大きな混迷状態に陥るんです。

  4. Accessのテーブルにデータを入力して、演算(四則計算など)させようと試みるんですが、これができません。そして 質問 !! の手を挙げます。
    見た目は同じようでも、ExcelとAccessのセルは全然違います。

電子レンジとタッパの違い

この違いを例えて云うなら、

Excelのセルは 電子レンジ で、Accessのセルは タッパ と考えて下さい。

電子レンジは、レンジ、オープンなどボタン一つでセル内(電子レンジ内)の加工がお手のものですね。しかし、タッパはそうは行きません。ふたを開けて物を入れることはできますが、ふたをして積み重ねるだけ・・・。並び替えなどは軽いですから早いです。また、セルロイド製ですから、電子レンジよりは沢山積み重ねできます、

ひとまず、まとめ・・・

  1. Accessではデータを加工(料理すること)するのは、タッパから食材を取り出す クエリ が請け負うのです。例えば、「何人前の材料を・・・」などですね。これはまた、追々お話していきます。

  2. 上記のように、フィールド名、データ型を決めてテーブルを作成し、いよいよデータ入力です。この段階で フォーム の出番ですね。フォームの主な働きは テーブルへのデータ入力です。こちらもまた、追々…。

  3. また、書類としてテーブル内容を保存していく必要もあるでしょう。この場合は、レポートの出番です。

Accessの構成は、まさにこのようなものです。

実際問題として、テーブル数は一つで事足ります。なぜなら、次々と必要なデータを詰め込んでいけばいいだけです。
しかし、この方法はExcel的な発送でデータベース 的な考え方と大きく異なります。

ちょっとお耳を・・・ リレーションのお話

データベースには リレーション と呼ばれるものがあります。日本語名では 橋渡し とでも言えばいいんでしょうか?

上記tbl_basicテーブルを例にしますと、「性別」フィールドにはどのような文字を格納(入力)していきます?

「男性、女性」「男、女」「M、W」などいろいろと考えられます。数字はどうでしょう?「1、2」なんて分かり易いですよ。まぁ、とにかく分かり易い数字を格納するとしましょう。入力も簡単ですから ・・・。但し、他の人が見たら何が何だか分からない点を除けばですけどね。

私は、数字に置き換えできるものなら、すべてをデータベースとして扱うことができると信じています。

  1. ここに「tbl_性別」というテーブルを新設します。
  2. フィールド構成は下記のとおりです。
  3. これからリレーション設定を行っていきます。
tbl_性別テーブル
フィールド名 データ型 適用
性別ID 数値型 1、2の数字のみを格納する。主キィー設定あり
性別 テキスト型 男性、女性の名称を格納する
  1. tbl_basicテーブルフィールドとデータ型を下記のように若干変更します。
tbl_basicテーブル
フィールド名 データ型 データ型
ID オートナンバー型 レコードごとの識別ナンバーを自動採番する
メールアドレス テキスト型 メールアドレスを格納します
生年月日 日付/時刻型 生年月日をyyyy/mm/dd形式表す
性別No 数値型 「tbl_性別」テーブルとリレーション関係あり
住所 テキスト型 都道府県から開始し、数字は全て半角とする
  1. tbl_性別テーブルの「性別ID」とtbl_basicテーブルの「性別No」とをリレーションで結びます。
  2. 「性別ID」と「性別No」の関係は、1対多になります。

tbl_Basicテーブルにある 「性別No」フィールド 名と、tbl_性別テーブルにある「性別ID」フィールド名と異なっていることに注意してください。リレーションを結ぶフィールド同士は同じ名称は避けた方が無難です。

これでリレーション関係を構築する下準備はOKです。では、次に設定する方法を見てみましょう。

 
 

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