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クエリの作成と解説_1 : CDアルバム管理ソフト10



今までのフォームやレポート作成の中で、漠然と"クエリ"というものを掴んでいただいていると思います。「クエリの概念とは何?」との問いに答えるのは難しく、一口で云えば"Accessの元気の素"ですね。 余計に分からなくなりました?"Accessの中で仮想世界を構成できるオブジェクト"これでどうですか?え、ダメ。じゃ、もう止めましょ。

No.9までに現れたクエリは全て「選択クエリ」と云う名で呼ばれているものです。クエリの基本ですね。これからお話するのは、その選択クエリを多少変形したクエリで、Accessソフト作成には必需品です。この機会に親しんで下さいね。

クエリの種類


集計クエリ
クエリの各フィールドを集計します。グループ化を行い各種演算機能を利用できます。選択クエリから「集計」を選択し作成できます。
テーブル作成クエリ
このクエリは、テーブルを作成するクエリです。パックアップ用に又は他のデータベースにテーブルデータをコピーする機能があります。
更新クエリ
このクエリは、テーブルデータの更新に使います。例えば、ある条件を満たせばテーブルのチェック欄をオンにするとかです。簡易な日次や月次更新にも利用できます。
削除クエリ
データを入力すれば、データ削除のことも考えなければいけませんね。パンクしますから…。普通はテーブルを表示させての削除を行わず、このクエリを利用します。当然条件設定が出来ます。
追加クエリ
テーブルにデータを追加します。例えば、コンボボックスに新規項目を入力し、それを再利用のためテーブルに追加するときなどに使います。また、他のデータベースを指定することもできます。
重複クエリ
二つのテーブルを比較し、条件を設定したフィールドに同一のデータが存在しているかどうかを抽出するクエリです。
不一致クエリ
二つのテーブルを比較し、あるテープルにあってあるテーブルにないデータを抽出するクエリです。
クロス集計クエリ
行列に項目を持たせて、値を集計できます。エクセルのピポットテーブルによく似ています。
ユニオンクエリ
複数のテーブル同士で共通するフィールドを合体して1つのテーブルを作るクエリです。

以上、これだけの種類がありますが、頻繁に全部のクエリを使う訳ではありません。

今回は、

  1. テーブル作成クエリ

  2. 削除クエリ

  3. クロス集計クエリ 

を使います。

本来、データーベースで構成したソフトには、保守管理が伴うのが宿命なんです。

例えば、取引先、入力者、商品全般等が変更、新規及び取り消しの場合には、マスターテーブルデータを手直しする必要がありますね。そのための専用フォームを作成し、操作できるようにしなければなりません。

また、不要となったデータを削除するとか、データのバックアップを行うことも考えなければなりません。今回の「CDアプリ」は、メインとサブのシンプル な構成にしていますから、マスターテーブルの保守は不要です。

但し、グループ全員でこのAccessファイルを共有したりすると、誰の所有のCDなのかを明確にしなければなりませんから、「tbl_氏名」テーブルなるものを新たに作成して 管理を行う必要があります。

「tbl_main」に「氏名」フィールドを追加すれば事足りるとのご意見もあるかと思いますが、共有するメンバーを限定するとか、入力者ごとのパスワードを設定するという場合も考慮すると、別にマスターテーブルを作成して入力者を管理した方がベストです。

1つのテーブルにフィールドを追加すればする程、"Excel"的な使い方になる傾向があり、データベース操作という感覚が薄らいできます。折角頑張ってるんだから、もったい無いですよね…。

テーブル作成クエリ

では、本題に移ります。データのバックアップには3通りあります。

  1. Accessファイルそのものをバックアップする方法

  2. クエリをバックアップする方法

  3. テーブルだけをバックアップする方法

1の方法は後に譲るとして、2、3の方法には、テーブル作成クエリを用います。 今回は3のテーブルバックアップをご紹介しましょう。

テーブルのバックアップ
  1. バックアップが必要なテーブルを元にした選択クエリを作成し、ツールメニューの「クエリ」にある「テーブル作成」をクリックします。
    なお、フィールドの「tbl_main.*」は全てのテーブルデータ項目を選択するときに使います。

  1. 次に下記の画面が現れます。
    「カレントデータベース」とは、いまあるこのファイル内を意味し、「他のデータベース」とは、字のごとく他のデータベース内を云います。 これはネットワーク上のファイルを指定することも可能です。

  1. 同じデータベース内にテーブルのバックアップを行いますので、「カレントデータベース」を選択し、バックアップテーブル名をtbl_main_backupとします。 同じ手順で「tbl_sub」も作成して下さい。

  2. 「OK」をクリックして保存してください。

警告メッセージの表示

では、一度、このクエリを開いて正しく動作するかみてみましょう。まず、実行すると、下記のようなメッセージが表示されます。

Accessの初期設定では、「テーブル作成クエリ」、「削除クエリ」、「更新クエリ」など、データに大きな影響を与えるクエリを実行する場合には、事前に 警告メッセージ が表示される仕組みになっています。
*このメッセージを非表示にする方法は、メニューバーの「ツール」から「オプション」を選択し、「編集/検索」の"アクションクエリ"のチェックを、下記のようにオフにして下さい。

最後に、下記のようなメッセージが表示され終了します。


なお、2回目以降(tbl_main_backupテーブルが存在する場合)は、下記のメッセージも表示されるようになります。

 

 

 

では、次回ということで・・・

 

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