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レポートの解説 : CDアルバム管理ソフト09-補



前回からレポートの作成に取り掛かっています。Access付属のレポート自動作成ウィザードを使って無事にレポート作成が完了しました。しかし、両端が切れていませんか?

この時は、画面を1度左クリックすると画面の自動調整機能が働き、丁度いいサイズになりますよ。まあまあ、体裁よくなっているでしょう。一度クローズしてから、デザインモードで開いて下さい。

レポートのデザインビュー

レポートをデザインビューモードで開くと、ヘッダーが3つあるのが見えますか。実は、レポートにおいて ヘッダー と フッダー はとても大事なんですよ。 フォームにもヘッダー と フッダー がありますが、これの比ではありません。

ヘッダー と フッダー

レポートというものは、1ページだけで終わることが少ないです。何ページも延々と続くことが多いですね。この ヘッダー と フッダー を用いて、下記のようなことが実現できます。

  • 最初のページと、それ以降のページのレイアウトを変える。

  • ヘッターでグループ化し、データをまとめ上げる。

また、極論すると、レポートにある「テキストボックス」全てにヘッダーとフッダーを作ることができます。さて、一体どうなるのか一度試してみて下さい。(笑い) #実は、10オフジェクト分しかできません。

 

レポートヘッダー と レポートフッダー
  • レポートヘッダーに記載されているデータは、レポートの一番最初のページだけに印刷されます。

  • レポートフッダーに記載されているデータは、レポートの一番最後のページだけに印刷されます。

つまり、表題で独立したページを作りたい場合は、「レポートヘッダー」 を利用します。編集後記など最後のページだけに記載したいデータは、レポートフッターに記載するようにして下さい。

 

ページヘッダー と ページフッター
  • ページヘッダーに記載されているデータは、全レポートに印刷することができます。
  • ページフッダーに記載されているデータは、全レポートに印刷することができます。

ページ番号などは、ページヘッダーに配置すると毎ページ印刷されます。

 

オブジェクト毎のページヘッダー と ページフッター

「IDヘッダー」については、下記の「表示」メニューにある「並び替え/グループ化の設定」をご覧下さい。

自動的に「ID」にはグループヘッダーができていますが、グループフッターも"はい"にして下さい(ここには罫線だけを予定しています)。ほら、グループフッダーができたでしょう。この際ですので、「連番」も上記「フィールド/式」に追加して下さい。

話しが変わりますが、エクセルやワードのヘッダーとは、ちょっと意味が違いますね。「グループ」が前に付きます。但し、グループヘッダーとフッダーは"いいえ"にして、並び替え順序だけ「昇順」にして下さい。これで曲順どおり並ぶ訳です。

レポート上での連番作成

次は、CDのタイトル名毎にプリントアウトした時、1番から順に連番を振って行きたいと思います。

「ID」を持ってくるんだろうって?いえいえ、「ID」はオートナンバーですから、これを連番にすると欠番があれば数字が飛んでしまいますね。これを避ける意味から下記の「ID」欄のコントロールソースを丸印のように変更します。

つまりテーブルに格納されている「ID」を表示させるのではなく、独自にコントロールソースを変更して、昇順に1番から番号を振っていく"連番"を作成する訳です。

上記の赤丸のテキストボックスの「コントロールソース」が「ID」ではなく「=1」になっていますね、このプロパティのデータ欄で

  • コントロールソースに"=1"を設定し、集計実行に"全体"と記載します。

これによって、連番が印刷されます。この方法は定番中の定番なので必ず覚えてくださいまし。
これは"初心者講座AccessTips集 44 最も簡単な「連番」の作成"でも紹介しています。

 

複数ページに亘るヘッダーの問題点

次に、グループ化のために作成した、IDヘッダーですが問題点があります。

レポート表示の時に1つのCDに収載している曲名が2ページ以上に亘って印刷されたなら、次ページ目のアーテイスト名、タイトル名等が分からなくなることです。当然ですよね。曲名だけ印刷されているんですから…。これを避ける方法が2つあ ります。

  1. 「並び替え/グループ化の設定」で「ID」欄の「同一ページ印刷」に"はい"を選んで下さい。
    これは、次ページに亘りそうになると自動的に、空白行を残して次ページで最初から印刷されます。うん、Accessって賢いですね!

または、

  1. 「ID」ヘッダーのプロパティの書式を開いて下さい。 そのなかで「セクション繰り返し」に"はい"を選んで下さい。
    これは、次ページに亘ると自動的に、「ID」ヘッダーを一番上に印刷します。これで、アーテイスト名、タイトル名等がどのページでも分かるようになりますね。

以上の何れかを皆さんが選んで下さいね。ちなみに、サンプルファイルは、1番の目の「同一ページ印刷の"はい"」を選択していますが、セクション繰り返しも"はい"に設定し、両方を選択しています。

最後の仕上げ・・・

これで、作成のポイントについては大体お話しました。以降は、

  • テキストボックスの大きさを変更する
  • 位置を変える、罫線を引く
  • セクションに色をつける

とか、いろいろありますけど好みの問題がありますので…各自対応して下さいね。

ここをクリックして下さい。私なりの出来上がりサンプルレポートがあります。私はラベルを全て消してます。この方がすっきりしますから…。さぁ、チャレンジして下さい。

駆け足で進みましたが、いかがでした?これぐらいのレポートは簡単でしょう?"数"をこなしてくださいね。要は"慣れ"ですから…。今回は予定日を早めて掲載しました。始めてから、かれこれ2ヶ月近くになりますので、こんなに掛かっていたら駄目ですよね。

では、今日はこのへんで…、またお会いしましょう。

 

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