Microsoft Access Club >初心者講座 >CDアルバム管理ソフト >このページ >次頁 - 前項


テーブルの作成と解説 : CDアルバム管理ソフト01



AccessのTableとは、データ(ひらがなや数値など)を格納(貯めて置く)するところです。最初は全く意味が分からないと思いますが、このように定義づけしておくことは大事です。

Accessの新規立ち上げ

まず、Accessを新規に立ち上げてください。すると、画面の中央に「データベースウィンド」が見えますか? 初めて、Accessを立ち上げると、自動的に「新規オブジェクトのショートカット」が表示されています。これは、テーブルでも何でもありません。皆さん方のテーブル作成をお手伝いするAccessの機能です。

しかし、慣れてきますと邪魔になってくるのが人情です。
これを非表示にしてみましょう。ツールメニューの「ツール」→「オプション」をクリックすると、下記のようなダイアログ(画面)が現れますから、チェックをオフにしてください。

一般的には、Accessはテーブルから作成していきます。絶対ということはありませんが、"入れ物"から作成したほうが、全体像がつかみ易いのが その理由です。

では、データベースウィンドウの「テーブル」に戻って下さい。

「新規作成」をクリックすると、下記のようなダイアログが表示されます。「データシート ビュー」から「テーブルのリンク」まで計5種類の選択項目が見えますね。

 デザインビュー形式を選択

今回は、テーブルのフィールド構成をきっちり確認しながら作成していきますので、デザインビューをクリックしてください。

Accessのテーブルビューを見るとExcelのSheetのように見えます。が、Accessのシートはエクセルとは違います。

エクセルのシートには、各々のセルに機能があり”A10”とかのセルの名前がありますが、アクセスにはありません。只々データを保管する場所で、"ハダカ"なんです。

しかし、アクセスのテーブルは何万というデータを格納した場合、エクセルと比べて非常に早いスピードで検索、抽出や並び替えができます。

"服"を着ていないんですから当然ですね。"服を着せる"と云うことは、つまりクエリやフォーム、レポート機能を活用することなんですよ。

次に、アクセスのテーブルに、例えば「tbl_sample」というテーブル名をつけるとします。これは身近なところで言うと、我々の地域社会にあたります。次に「file」というフィールド名をつけます。これがみなさんの家の名前です。このフィールドを"数値型"というデータ型にすると大人や子供の人数が入力でき、"テキスト型"というデータ型にすると大人や子供の名前が入力できます。このようにして、データをどんどん格納していくんですね。

それじゃ、進んでいきます。

今回は、「メイン」と「サブ」のテーブルを中心に据えてソフトを作ります。ちょっと無理があるんですけど、テーブル数を増やすとややこしいので、初心者向けの最初のソフト作成には適しません。よく、「住所録」てなソフトを解説書や参考書で目にしますが、あれって結構難しい代物ですよ。

「メインとサブ」って何? とお思いでしょうけど、語句の理解は後ほどにして進んで行きます。

ではまず、メインとなる「テーブル」を作成していきます。テーブル名を「tbl_main」としてください。このテーブルのフィールド数は、9個です。

  • どのようなAccessファイルを作成する場合でも、テーブルの作成前の段階で、中核となるテーブルを決めておく必要があります。

 オブジェクト名について

Accessでは、オブジェクト名を「tbl_○○…」、「frm_▲▲…」等で表す場合が多いです。これは一目でオブジェクトの種類が把握できるメリットがあるんです。

一例として、

  • tbl_sample(テーブル)

  • qry_sample(クエリ)

  • frm_sample(フォーム)

  • rpt_sample(レポート)

  • mcr_sample(マクロ)

  • mdl_sample(モジュール)

と表すと、一連の構成が良く分かりますね。

そして、式ビルダ等を利用する時、VBAでプログラミングを行う際 、この名付けの統一は作業性の向上に大きな助けになります。このような理由で、今後、統一性のある名づけ方をされた方がいいです。

テーブルフィールドの作成
デザインビュー

下図がデザインビューで表示させた場合です。

 「ID」という名のフィールド

データ型はオートナンバー型とします。このオートナンバー型は、テーブル内に1つのフィールドしか指定ができません。自動車のナンバープレートによく似ていますね。1番から連番を各テーブル毎に振ることが出来ます。また、1レコードを削除すると、その番号は欠番となります。このオートナンバー型のフィールドは無くてもいいんですが、今回は「サブ」テーブルを作成しますので、必ず必要です。

 「入力日」という名のフィールド

入力日を格納します。データ型は日付/時刻型とします。このデータ型は日付や時刻を格納するのに適しています。例えば、日付/時刻型で「12:00」とするのと、テキスト型で「12:00」とするのとは表面上は同じでも、テキスト型であれば時刻の加算などができません。日付や時刻を表す場合は、日付/時刻型にして下さい。書式は「日付(L)」が見やすいと思います。値要求は「はい」に設定します。これは、空白を許可せず、空白の場合エラーメッセージを表示します。

 「アーティスト名」という名のフィールド

アーティスト名を格納します。データ型はテキスト型とし、フイールドサイズは50、値要求は「はい」に設定します。このフィールドサイズの既定値は、特にオプションで指定していなければ50文字が既定値です。つまり、半角文字や数値が50格納できる大きさです。データ サイズが小さいほど処理速度は向上し、メモリも節約できるので、できる限り最小の値を "FieldSize/フィールドサイズ" プロパティに設定することをお勧めします。今回の「アーティスト名」は全角の25文字以内で収まる筈ですから、50に設定しました。最大255文字まで設定できます。これを超えれば メモ型 を選択して下さい。

 「タイトル名」という名のフィールド

アルバムのタイトル名を格納します。データ型はテキスト型とし、フイール

ドサイズは50、値要求は「はい」に設定します。また、インディックスを設けて「はい (重複なし)」にします。これは同じアルバム名の入力を許可 (重複なしの効果です)せず、エラーメッセージを表示します。また、このインディックスは、「はい (重複あり)」も選択できます。この場合は、"検索のスピードアップ"を目的とし、最終章に記載したように、アクセス付属の"パフォーマンス…"でインディックスを後日、設定することも可能です。

 「全曲数」という名のフィールド

アルバムの全曲数を格納します。データ型は数値型とし、フイールドサイズはバイト型にします。これは数値型では最小の容量です。255までの数字を格納できます。255を超える曲数を持ったアルバムは無いと考えています。また、値要求を「はい」に設定します。

 「全演奏時間」という名のフィールド

アルバムの全演奏時間を格納します。データ型は日付/時刻型とします。書式を hh"時"nn"分"ss"秒" とし、値要求は「いいえ」に設定します。時間を明記していないCDがあるからです。

 「入手区分」という名のフィールド

アルバムの入手方法を格納します。データ型はテキスト型とし、フイールドサイズは12、値要求は「はい」に設定します。

 「種別」という名のフィールド

アルバムかシングルかのデータを格納します。データ型はテキスト型とし、フイールドサイズは10、値要求は「はい」に設定します。

 「URL」という名のフィールド

昨今、インターネット接続は当たり前になってきていますね。アーティストの応援サイトや自身のサイトなど多彩です。と、いうことで、このフィールドはハイパーリンク型にしています。このデータ型は、自動的にURLを自動リンクしますので好都合です。値要求は「いいえ」に設定します。

 「備考」という名のフィールド

アルバムについての特記事項を格納します。データ型はテキスト型もしくはメモ型とし、値要求は「いいえ」に設定します。255 文字を超えるデータを格納する場合は、メモ型フィールドを使用します。メモ型フィールドには 64,000 文字までのデータを格納できます。メモ型フィールドでは、インデックスを付けたり、並べ替えを行うことはできません。この点、テキスト型と異なります。

 サブテーブルフィールドの作成

次に、「サブのテーブル」を作成します。テーブル名を「tbl_sub」としてください。このテーブルのフィールド数も、8個です。

 「ID」という名のフィールド

データ型はオートナンバー型とします。

 「No.」という名のフィールド

データ型は数値型とします。フイールドサイズは長整数型を必ず指定します。このフィールドは、メインとサブをつなぐリレーションの要です。

 「連番」という名のフィールド

このフィールドは、アルバム中で何番目の曲であるのかを格納していきます。データ型は数値型とします。フィールドサイズはバイト型です。当初案では、マクロを用いて値を代入していきます。既定値は必ず 空白 にしてくださいね。ここに何かデータが入っていますと、不都合が起こります。

 「曲名」という名のフィールド

このフィールドは、曲名を格納していきます。データ型はテキストとします。フイールドサイズは50もあれば十分です。値要求は「はい」に設定します。インディックスを設けて「はい (重複あり)」にします。

 「演奏時間」という名のフィールド

このフィールドは、演奏時間を格納していきます。データ型は日付/時刻型とします。値要求は「いいえ」に設定します。書式は nn"分"ss"秒" とします。

 「区分」という名のフィールド

このフィールドは、どの時間帯に一番似合うかを格納していきます。データ型はテキストとします。フイールドサイズは10です。値要求は「はい」に設定します。インディックスを設けて「はい (重複あり)」にします。

 「ランク」という名のフィールド

このフィールドは、アルバムの収載曲に1から5までのランクを振っていきます。データ型はテキストとします。フイールドサイズは10です。値要求は「はい」に設定します。

 「etc」という名のフィールド

アルバム収載の曲についての特記事項を格納します。データ型はテキスト型もしくはメモ型とします。

以上で、tbl_subの作成が終わります。みなさん、ここまでできましたか....?

 留意点

  • フィールドサイズが分からなければ テキスト型は255(初期の既定値)、数値型は長整数型にしておけば大抵はいけます。
  • また、「説明」の欄にはできるだけ適語句を入力した方が後々見易いですよ。
  • また、今回のソフトでは、直接テーブルからデータ入力を想定していません。
  • なお、この段階ではリレーションを設定していない ので、何も入力しないでくださいね。

イライラすると思いますけど…。では、またお会いしましょう。あぁ、次回は「リレーションについて」解説しますので、お待ちくださいね。


ページの先頭へ 前ページへ戻る


テーブルの作成と解説 : CDアルバム管理ソフト01


 

-Microsoft Access Club-