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Accessの基本的な考え方 : アンケート管理ソフト



いざAccessファイルを作ろう、いやAccess97、2000を立ち上げたはいいが、眺めるだけでクローズするしかないお方へ‥。

共にソフトを作っていきましょうか。きっと出来上がると思いますよ。とにかく、ご自分で‥。難易度が 2 程度のソフト作成を目指しましょう。メインフォームとサブフォームの取り扱いが無く、簡易な構成を心がけます。

最初に、復習を行いましょうか。データベースソフトと表計算ソフトをどのように使い分けたらいいのか‥。下記のような事例で判断されたらいいのかもしれませんね。実際問題、ご自分でお使いになる限り、お好きなように利用して下さい。

 誰がデータ入力を行うのか

このデータ入力については、コンピュータの基本ですね。データベースソフトや表計算ソフトを使うのは会社での業務整理に用いるのが大半でしょう。となると、ご自分自身で"ソフトの開発から、データ入力まで行う"のは理にかないません。それは忙しいものですよ。

補助的な仕事は、どの会社にでもいる「ぼーっとしている奴」に任せましょう。

この考え方は大事ですよ。故に、Accessを学んでいくと"エラー処理"の重要性が改めて認識されるでしょう。表計算ソフトは基本的にこの概念はございません。

 入力データを再利用する場合

表計算ソフトでも"参照"という処理でできることはできますが、表面にあらわれているデータが全てであって系列的に活用が難しいのが実情です。

再利用イコールデータベースソフトとお考え下さい。

財布の内に、小銭から1万円札まで混在していればどうでしょうか。併せて、会社のお金も一緒になっていれば整理に大変ですよね。

ワンマンな社長さんであれば、「全部のお金を日々把握くするんじゃ‥」てな具合に、ある面では便利です。表面上は‥。

例えが悪いですが、この考え方が表計算ソフトの「セル」なんです。

 仕事の引継ぎを想定する場合

最近は、会社内で業務の引継ぎに書面と一緒に"ファイル"も添付されてきますね。合わせれば、何MBというファイルなのにご丁寧に3.5インチのFDを10数枚頂くことも珍しくありません。

FDの話はさて置いて、昨年まで前任者には大切な資料作成ファイルだった筈のものが、いざ使いましょうかとPCに向かうと、何がなんだか判らない。

このような経験は無いですか。問題は「基本データ」がどれだか判らない、言い換えれば加工されていることにあるんです。

表計算ソフトでは、この問題が必ずといっていいほど起こります。目の前にデータがあれ(セル内)ば、みんな手を出します。

何故なら、来年度も引き続き利用するなんか考えていませんからね。まあ、これはその人の資質の問題ですが‥。

データベースソフトは原則的に「基本データ」を隠します。その都度"借用書"(クエリの利用)を書いて、「借りてくる」構成になっています。利用者が代わっても、生(基本)データがあれば何とかなりますね。

このような理由で、引継ぎにはデータベースソフトの「テーブルデータ」を渡しましょう。

 到達度の問題

データベースソフトを他人様に聞きつつ「マスターするんだ」とお考えの諸氏、余程の頭の切れる人か、他人様が忍耐力のある人かどちらかです。

自分でコツコツと努力できない人ならデータベースソフトに取り組むのは止めましょう。

 セキュリティ面

銀行の口座管理などは、表計算ソフトで行っていませんね。当然です。セキュリティ面を考えるならデーターベースソフトです。
 

いろいろと申し上げましたが、このサイトをご覧になっている方々は、データベースソフトに取り組む強い意志をお持ちでしょう。皆様方の末永い幸運を祈って‥。
 

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